Deponeringen met betrekking tot boekjaar 2009

(19 januari 2011)

Deponeren van jaarrekening over het boekjaar 2009

Voor iedere besloten vennootschap (BV) en naamloze vennootschap (NV) geldt als hoofdregel dat een jaarrekening moet worden opgemaakt, vastgesteld en openbaar gemaakt. Het openbaar maken van de (vastgestelde) jaarrekening gebeurt door de jaarrekening te deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Voor een BV en NV met een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar, gelden de volgende termijnen:

Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken en ter vaststelling overleggen aan de algemene vergadering van aandeelhouder. Deze termijn kan door de algemene vergadering van aandeelhouders worden verlengd met maximaal zes maanden, op grond van bijzondere omstandigheden.
De aandeelhoudersvergadering heeft vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening.
De vastgestelde jaarrekening moet binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK.
Uiterlijk binnen 13 maanden na het einde van het boekjaar moet de jaarrekening zijn gedeponeerd bij de KvK.

Voor de jaarrekening over het boekjaar 2009 geldt dus dat deze normaal gesproken uiterlijk per 31 juli 2010 had moeten zijn vastgesteld en uiterlijk op 8 augustus 2010 had moeten zijn gedeponeerd bij de KvK. De uiterste termijn voor het vaststellen en deponeren van de jaarrekening over het boekjaar 2009 loopt af op 31 januari as.

Voor zover het boekjaar van uw vennootschap gelijk is aan het kalenderjaar en u de jaarrekening over 2009 nog niet hebt gedeponeerd, adviseren wij u derhalve nog deze maand (januari 2011) de jaarrekening over 2009 te deponeren bij de KvK.

Concernvrijstelling: vergeet niet de instemmingsverklaring te deponeren

Op de verplichting tot het openbaar maken van de jaarrekening bestaat een uitzondering voor de BV en de NV waarvan de financiële gegevens zijn opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van een groepsmaatschappij. Aan deze vrijstelling is een aantal voorwaarden verbonden, waarvan de belangrijkste zijn:

De consoliderende groepsmaatschappij moet zich schriftelijk, openbaar aansprakelijk stellen voor de schulden die voortvloeien uit de rechtshandelingen van de vrijgestelde vennootschap. Dit gebeurt door middel van een zogeheten 403-verklaring, die moet worden gedeponeerd bij de KvK.
De consoliderende groepsmaatschappij deponeert een geconsolideerde jaarrekening, waarin de cijfers van de vrijgestelde vennootschap zijn opgenomen.
De vrijgestelde vennootschap moet jaarlijks schriftelijk verklaren dat zij hiermee instemt. Deze instemmingsverklaring moet jaarlijks worden gedeponeerd bij de KvK. Hiervoor geldt als hoofdregel een termijn van zes maanden na de balansdatum. Wanneer door de aandeelhouders uitstel is verleend voor het opmaken van de jaarrekening, geldt dat de instemmingsverklaring moet worden gedeponeerd binnen één maand na openbaarmaking van de (geconsolideerde) jaarrekening.

Uitgaand van een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar, zou de instemmingsverklaring met betrekking tot het boekjaar 2009 normaal gesproken uiterlijk op 30 juni 2010 moeten zijn gedeponeerd, en – bij een maximaal geoorloofde latere openbaarmaking – zal de instemmingsverklaring over 2009 vóór 1 maart 2011 moeten worden gedeponeerd.